Dubbele betalingDezelfde factuur, twee keer betaald
Een leverancier stuurt een herinnering of een kopie en beide worden verwerkt.
- Zo vinden we het
- Vergelijken van leverancier, bedrag en datum over alle facturen, ook bij licht afwijkende factuurnummers.
- Wat je ermee doet
- Teruggave vorderen en een controle toevoegen die dit in de toekomst afvangt.
Late betalingFacturen die na de vervaldatum worden betaald
Het proces is traag in één stap, vaak de goedkeuring.
- Zo vinden we het
- Doorlooptijd per stap en per afdeling of goedkeurder.
- Wat je ermee doet
- De bottleneck aanpakken, bijvoorbeeld met vervangingsregels voor goedkeurders.
Overgeslagen stapBestellen na de factuur
De bestelling wordt pas aangemaakt nadat de factuur al binnen is.
- Zo vinden we het
- Volgorde van gebeurtenissen per casus tegenover het ontworpen proces.
- Wat je ermee doet
- Inkoopbeleid aanscherpen en achteraf-bestellingen per afdeling bespreken.
FunctiescheidingDezelfde persoon maakt aan en keurt goed
Een basiscontrole die in de praktijk soms wordt omzeild.
- Zo vinden we het
- Gebruiker per stap koppelen en de combinaties zoeken die niet mogen voorkomen.
- Wat je ermee doet
- Rechten in het systeem aanpassen en de uitzonderingen onderzoeken.
HerwerkFacturen die steeds terugkomen
Een factuur wordt afgekeurd, aangepast en opnieuw aangeboden.
- Zo vinden we het
- Lussen in het proces en de oorzaak per leverancier of categorie.
- Wat je ermee doet
- De oorzaak bij de bron oplossen, bijvoorbeeld met betere bestelinformatie.
BoekingenCorrecties na de maandafsluiting
Boekingen die na de afsluiting nog veranderen, met gevolgen voor de rapportage.
- Zo vinden we het
- Tijdstip en auteur van boekingen tegenover de afsluitdatum.
- Wat je ermee doet
- De afsluitkalender strakker beheren en structurele oorzaken wegnemen.